Uma boa administração contratual tem início antes da assinatura do contrato pelo(a) contratado(a), começando com uma proposta comercial técnica bem-feita e um orçamento o mais aderente possível ao que será executado.
Ainda antes da formalização do contrato, também é de suma importância que, na obra privada, as partes que executarão o projeto/empreendimento conheçam as negociações iniciais e consequentemente a intenção das partes na formalização daquele contrato e que, na obra pública, tenham acesso à toda fase de licitação, em especial o edital e seus eventuais questionamentos e impugnações, para poder entender o que o órgão entende que já fazia parte do escopo ou não do contrato.
Após a assinatura do contrato, o principal objetivo da administração contratual é o gerenciamento do projeto/empreendimento como um todo, englobando as aquisições, o monitoramento do desempenho do contrato, a adoção de mudanças, correções, aditivos e pleitos, se necessário, até que haja o encerramento efetivo do contrato, com a manutenção do seu equilíbrio econômico-financeiro.
Uma administração contratual eficaz exige que as partes/áreas envolvidas na execução contratual tenham pleno conhecimento e entendimento de todas as disposições contratuais, não bastando saber qual é o escopo, o prazo e o preço do contrato, é necessário que haja um entendimento global e aprofundado das cláusulas contratuais e dos anexos que acompanham o contrato.
Iniciada a obra, é essencial que a equipe responsável pela administração contratual tenha em mente que todos os eventos e ocorrências, que podem impactar as obrigações contratuais de alguma maneira, devem ser objeto de registro.
Os registros devem levar em consideração os fatos e os custos envolvidos naquela ocorrência e os impactos que serão sofridos em função daquela determinada ocorrência.
Além disso, os registros devem ser feitos nos meios adequados, levando em consideração o assunto e sua relevância.
Um dos meios mais conhecidos nas obras para realização dos registros e que é obrigatório de acordo com a Resolução nº 1.094/2017 do CONFEA, é o RDO (Registros Diários de Obra) ou Livro de Ordem.
O RDO deve ser registrado diariamente e conter, de forma geral os seguintes registros: descrição dos trabalhos realizados; condições de trabalho; condições climáticas; situação do local da obra; histograma de mão de obra (direta e indireta) e de equipamentos; turnos de trabalho; atividades planejadas x realizadas; fotografias; materiais recebidos e não recebidos; marcos atingidos; eventos do dia; eventuais ocorrências que possam interferir na execução da obra, entre outros detalhes.
Além do RDO é muito comum que as obras façam registros com um olhar mais macro nos relatórios mensais de progresso e, também, nas atas de reunião, que costumam ser semanais ou, no máximo, quinzenais.
Alguns eventos exigem um registro mais detalhado e abrangente, o que é feito por mensagens eletrônicas ou, principalmente, por meio de cartas endereçadas ao cliente e seu respectivo gestor da obra, não há uma regra específica para o meio onde deve ser realizado o registro, mas é importante que se tenha em mente que cada tipo de documento tem uma função e uma finalidade própria na hora de se fazer o registro.
Muitos contratos, em especial os privados, possuem cláusulas com procedimentos envolvendo a administração contratual e as reinvindicações a serem feitas ao longo do contrato, sendo certo que a não observância de tais procedimentos podem até prejudicar a parte afetada na recomposição dos impactos/prejuízos sofridos.
Tais procedimentos costumam prever o meio pelo qual o registro deve ser realizado e os prazos a serem respeitados para envio dos registros.
É importante se ter em mente, ainda, que a ausência de registros impede a comprovação do cumprimento das obrigações, assim como impossibilita a sustentação, a refutação ou a contestação de eventual pleito, ou seja, os registros são meios de prova essenciais na gestão contratual.
Além dos registros escritos, é essencial que a obra faça o registro visual do avanço das frentes de serviço, das inspeções e vistorias realizadas, do cumprimento dos marcos contratuais, de eventuais pendências, dos pontos de atenção, dos problemas ou intercorrências, por meio de fotografias e vídeos datados, fazendo uso de todo tipo de tecnologia existente (celulares, câmeras 360º, tablets e drones).
Muitos esquecem do cuidado necessário com a prova do envio do registro ou com o protocolo das comunicações feitas com a parte contrária, não basta realizar o registro, ter a prova do envio/entrega à parte contrária é essencial para que se faça a prova de que a parte contrária teve ciência daquele determinado registro.
Por fim, quanto maior o nível de detalhamento, de frequência e de qualidade dos registros, maior a possibilidade de se solucionar os eventuais conflitos e desequilíbrios que surgem ao longo da execução do contrato. Além disso, é essencial que os fatos ocorridos na obra sejam objeto de registros regulares e que possam ser demonstrados tecnicamente de forma clara, por meio de dados e documentos, ou seja, é fundamental que o registro demonstre a relação existente entre a ocorrência e o impacto que ela causou no contrato, sob pena do registro não ter utilidade prática.
O SHIBATA ADVOGADOS se coloca à disposição para tirar dúvidas a respeito do tema e se coloca à disposição para auxiliá-los no dia a dia da administração contratual da obra.