O Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF é uma plataforma web do Governo Federal que permite que empresas e pessoas físicas se cadastrem para fornecer serviços ou materiais para órgãos públicos, mediante a participação em licitações e contratações públicas. 

O SICAF segue as regras da Instrução Normativa nº 3, de 26 de abril de 2018 e tem como objetivo simplificar o processo de cadastramento das empresas, permitindo que elas e profissionais autônomos se habilitem para participar de licitações de forma mais célere e eficiente, servindo como uma pré-habilitação para a Administração Pública. 

O sistema pode ser utilizado por todos os órgãos da Administração Pública Federal que realizam compras e contratações.

COMO FUNCIONA O CADASTRO NO SICAF?

O SICAF constitui o registro cadastral do Poder Executivo Federal, mantido pelos órgãos e entidades que compõem o Sistema de Serviços Gerais – SISG.

O cadastro no SICAF é realizado de forma eletrônica e gratuita no portal www.comprasnet.gov.br, por meio da opção Acesso Livre, clicando no link SICAFWeb, onde o fornecedor faz seu pré-cadastramento.

O cadastro é valido por 1 (um) ano, podendo ser renovado a cada ano, e é realizado totalmente de forma digital, o que elimina a necessidade de apresentação física de documentos.

Todos os documentos são apresentados digitalmente, ficando sob a responsabilidade do interessado a veracidade dos documentos submetidos para cadastro.

NÍVEIS DE HABILITAÇÃO NO SICAF

O processo é dividido em seis níveis de habilitação, conforme descrito a seguir:

1. Nível I – Credenciamento: Consiste no preenchimento dos dados cadastrais básicos da empresa e seus responsáveis.
2. Nível II – Habilitação Jurídica: A empresa deve comprovar sua regularidade jurídica, apresentando documentos como contrato social ou estatuto.
3. Nível III – Regularidade Fiscal Federal e Trabalhista: A empresa precisa estar em conformidade com suas obrigações fiscais e trabalhistas.
4. Nível IV – Regularidade Fiscal Estadual/Municipal: Neste nível se comprova a regularidade fiscal perante os Estados e Municípios, principalmente em relação ao ICMS e o ISSQN.
5. Nível V – Qualificação Técnica: A empresa deve apresentar atestados de capacidade técnica que comprovem sua experiência em realizar obras ou serviços semelhantes aos que deseja contratar com a Administração Pública.
6. Nível VI – Qualificação Econômico-Financeira: Neste nível, a empresa apresenta os documentos financeiros, em especial o balanço patrimonial anual, para demonstrar sua capacidade de executar o contrato.

Esses níveis de habilitação são exigidos em diferentes fases das licitações, dependendo do porte do contrato e da complexidade da obra ou serviço a ser realizado.

O sistema permite que o cadastro seja atualizado a qualquer momento, garantindo que as empresas mantenham sua situação regular e apta a participar de licitações públicas.

VANTAGENS DO SICAF

As principais vantagens são:

• Centralização de informações: Uma das principais vantagens do SICAF é a centralização de todas as informações e documentos de fornecedores em uma única plataforma. Isso reduz a burocracia e o tempo gasto para apresentar documentos em cada licitação; 
• Agilidade e transparência: O SICAF é completamente digital, o que agiliza o processo de cadastramento e a habilitação das empresas. Além disso, o sistema permite a consulta pública das informações dos fornecedores, promovendo a transparência das contratações públicas; 
• Melhor controle de regularidade: O sistema facilita o controle de regularidade fiscal e trabalhista, já que integra informações diretamente com a Receita Federal, INSS e outros órgãos, evitando que empresas com irregularidades sejam contratadas; 
• Facilita a participação em licitações: Uma vez que a empresa esteja cadastrada e habilitada no SICAF, ela pode participar de qualquer licitação federal sem a necessidade de reapresentar documentos que já estão arquivados no sistema. Isso torna o processo mais ágil, especialmente em licitações eletrônicas realizadas pelo portal www.comprasnet.gov.br; 
• Confiabilidade e segurança jurídica: Para empresas do setor de infraestrutura, o cadastro no SICAF pode funcionar como uma espécie de “selo de qualidade”, já que a empresa já terá passado por um crivo técnico, jurídico e fiscal, o que aumenta sua credibilidade perante os órgãos públicos.

DESVANTAGENS DO SICAF

As principais desvantagens são:

• Processo de cadastramento minucioso: Embora o sistema seja digital, o processo de cadastramento exige a apresentação de uma série de documentos, o que exige uma certa organização por parte do fornecedor; 
• Manutenção constante: As informações e documentos inseridos no SICAF precisam ser atualizados periodicamente, especialmente aqueles relacionados à regularidade fiscal e à qualificação econômico-financeira, o que pode gerar custos administrativos e a necessidade de acompanhamento constante;
• Exclusão de empresas com débitos: Empresas que possuem pendências fiscais, trabalhistas ou que não conseguem comprovar sua capacidade técnica podem ser excluídas do sistema e, consequentemente, ficam impossibilitadas de participar de licitações públicas. 

MICRO E PEQUENAS EMPRESAS TAMBÉM PODEM SE CADASTRAR NO SICAF

As empresas optantes pelo regime do SIMPLES podem se cadastrar no SICAF e devem apresentar certidão negativa expedida pela Secretaria da Receita Federal, acompanhada das correspondentes certidões do INSS, FGTS e PGFN, como requisito de habilitação ao sistema.

É importante observar que as Microempresas também podem ser cadastrar no SICAF e apesar de estarem dispensadas de realizar o balanço patrimonial para fins sociais, para fins de cadastro no SICAF e para participar de licitações nas modalidades “tomada de preços” e “concorrência” estas empresas devem apresentar balanço patrimonial/demonstrações contábeis, devidamente registrados em livro próprio, na Junta Comercial, nos termos do artigo 31 da Lei 8.666/93. 

A apresentação do balanço patrimonial, por essas empresas, não é obrigatória apenas nas licitações por tomada de preços e/ou concorrências destinadas a aquisição de bens para pronta entrega, conforme previsto no artigo 32 da Lei 8.666/93 e na Instrução Normativa – MARE 05/95.

Assim, o Balanço e a Demonstração de Resultado da Microempresa devem ser registrados no Livro Diário e conter a evidência de tal procedimento com a indicação do número do livro e das páginas onde se encontram as respectivas inscrições para cadastro no SICAF.

CONCLUSÃO

O SICAF é um sistema essencial para empresas que desejam participar de licitações públicas e firmar contratos com o Governo Federal, especialmente em setores como o de infraestrutura, onde a regularidade técnica, fiscal e jurídica é fundamental. 

Embora o processo de cadastramento e manutenção de informações exija dedicação, as vantagens em termos de agilidade e competitividade nas licitações compensam o esforço. 

Empresas que investem no cadastro no SICAF estão mais bem posicionadas para captar oportunidades e executar contratos públicos de forma eficiente e segura.

O SHIBATA ADVOGADOS se coloca à disposição para esclarecer eventuais dúvidas a respeito do tema.